João – meu amigo, professor universitário - na última semana do mês de abril ainda não tinha começado a fazer sua declaração de imposto de renda, com programa liberado pelo governo com 60 dias de antecedência. Esta é uma tarefa que pouco agrada aos cidadãos, em particular ao meu amigo: por falta da crença que o governo aplicará o imposto de modo eficaz para uma real harmonização da sociedade. O fato é que João mais uma vez estava atrasado com sua declaração. Provavelmente, como todos os anos, terminou nos últimos momentos ou deixou para fazer depois do prazo, pagando multa. Assim, uma tarefa importante, não urgente, programável todo ano, transforma-se numa tarefa importante, urgente e estressante. João todo ano tem procrastinado a execução desta tarefa.

Em visita comercial, previamente agendada com o gerente de uma grande empresa, deparei-me com uma situação desagradável: fui atendido com meia hora de atraso. A secretária justificou o atraso em função de um telefonema recebido pelo gerente; em seguida levou-me a sua sala. Poucos minutos de conversa se passaram e o gerente recebe novo telefonema, pede desculpas e atende. O gerente não foi capaz de dar prioridade ao encontro, pessoal e agendado. Nesse interim, aviso a secretária que tenho outro compromisso importante e vou-me embora. Dois dias depois o gerente me liga chateado porque sua empresa tinha sido notificada de uma multa - por atraso de pagamento de uma fatura de nosso contrato. Então lhe disse para agendar nova reunião, sem interrupções, em que eu pudesse apresentar uma proposta de renegociação do restante da dívida.

Stephen Covey em seu livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” mostra como podemos tratar as tarefas baseando-se nos fatores: Importante e Urgente. Não é fácil uma definição destes fatores, pois podem ser afetados pelas circunstâncias em que ocorrem.

Ainda segundo Covey: “uma figura de quatro quadrantes mostra as possibilidades de como podemos tratar nossas tarefas baseadas nos conceitos de importância e urgência”.

“...urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. É “agora”! As coisas urgentes se impõem a todos nós. A importância, por outro lado, tem a ver com resultados”.

A figura abaixo é uma adaptação da matriz de Covey.

É interessante observar que uma atividade pode situar-se em qualquer quadrante em função da pessoalidade como a tratamos, da prioridade que lhe atribuímos e/ou das circunstâncias em que ocorrem.

Um bom exercício é locar as tarefas da semana nos quadrantes da matriz. Vamos observar que tarefas como concluir a declaração de imposto de renda; fazer relatórios; iniciar regime; ir a academia; parar de fumar; organizar agenda; pagar contas; visitar amigos; organizar documentos; iniciar curso de inglês; lavar vasilhas na pia; varrer a casa; organizar armários, fazer download de arquivos podem mudar de quadrante conforme a pessoalidade, a prioridade e a circunstância que as envolvem.

Um telefonema pode ser importante e urgente, ou não, dependendo da circunstância em que ocorre. Uma consulta médica programada pode inicialmente ser importante e não urgente, e transformar-se em poucos dias em importante e urgente.

O quadrante I exige intervenção imediata: chamado de quadrante de Crise. Todos nós temos tarefas do quadrante I em nossas vidas. Quando as pessoas concentram suas tarefas neste quadrante, tornam-se administradoras de crises capazes de produzir só na última hora. Vivem sufocadas, estressadas, mal humoradas e adoecem.

Existem pessoas que gastam muito tempo em tarefas do quadrante III pensando que estão no quadrante I. Elas passam a maior parte do tempo executando tarefas que são urgentes, presumindo que sejam importantes. A verdade é que a urgência dessas tarefas, com frequência, se baseia nas prioridades e expectativas dos outros.

Moral da história

Pessoas eficazes ficam afastadas das tarefas dos quadrantes III e IV, porque não são importantes, urgentes ou não. Elas também diminuem o tempo dedicado ao quadrante I. O foco é concentrar tarefas no quadrante II.

O quadrante II está no centro da administração pessoal eficaz. Neste quadrante lidamos com tarefas que sabemos que precisamos fazer, mas que com frequência procrastinamos, pois sabemos que não são urgentes.

O efeito da procrastinação pode deslocar tarefas do segundo para qualquer outro quadrante, mais comumente para o primeiro.

Opinião

As tarefas do quadrante I você faz, porque a urgência lhe impõe.

As tarefas do quadrante III você aceita pela urgência, fazendo ou delegando.

As tarefas do quadrante IV você participa e poucas vezes evita.

O comportamento com tarefas espalhadas por esses quadrantes acaba por “roubar” praticamente todo o nosso tempo fazendo-nos procrastinar, postergar ou eliminar da nossa agenda a atuação no quadrante II.

O objetivo é evitar “os ladrões de resultados” que se espalham dia a dia pelos quadrantes I, III e IV. Eles podem estar arruinando nossa vida e impiedosamente temos de eliminá-los.

Lição para o seu plano de vida VISIOVITA

Os “ladrões de resultados” tornam a administração de nossa vida ineficaz, com baixa produtividade; afastam-nos dos nossos objetivos, metas e visões.

Fazer um planejamento de vida, por escrito, executando suas ações, sem procrastinar é a arma que precisamos para conseguir a vitória, carregando-a dia a dia com as balas da disciplina, determinação e foco.

Afine a pontaria.

Mire o alvo.

Pratique.

D'Bernardes Vieira